Organização do Evento: Ter um orador a apresentar ainda entusiasma o seu público?

O local promete: quando chega, um café saboroso à entrada, sorrisos cordiais à chegada, o seu nome, função bem escritos, e um tema que lhe desperta a atenção. Sente que a organização do evento está a fazer bem o seu trabalho.

Parece que vai começar a horas e encaminha-se para o auditório onde algumas centenas de pessoas irão estar presentes.

Não se surpreende com a quantidade de pequenas luzes que se mantêm ligadas. Praticamente todos os presentes têm o seu smartphone ligado e aproveitam para se manterem “up to date”.

Já sentados, dá-se início à palestra/conferência/apresentação.
Oradores desfilam, procurando entregar uma mensagem que pode ser de produto, motivação, produtividade, conhecimento, enfim, depende do tema e do objectivo.

Os ecrãs pequenos continuam ligados, aqui e ali nota caras atentas mas provavelmente mais de metade está na sua vida. A mensagem perde-se…

Ponto prévio: há excelentes oradores que entregam mensagens fantásticas. Quem conhece as Ted Talks por exemplo, reconhece valor e distinção na forma e conteúdo.

 

Mas afinal, o que está a acontecer? Porque é que sente que algo lhe está a fugir?

Estamos cada vez mais focados em nós próprios. E, alguém que está numa postura informativa-cêntrica como alguns oradores (devido por vezes à mensagem da própria organização do evento), a não ser que adapte especificamente o conteúdo à audiência, corre o risco de se perder nos outros impulsos que estão a ocorrer bem nos nossos smartphones, tablets e na nossa vida.

O tempo do débito de informação, características, argumentários está a chegar ao fim. Isso nós conseguimos lendo um email, pdf, visitando um website.

 

Por isso, é importante envolver os convidados, mais do que nunca. E isso também faz parte da organização do evento

E como é que se pode envolver a audiência?

Ficam aqui algumas ideias, umas mais trabalhosas, outras mais acutilantes de ajudar a fazer chegar a mensagem:

 

  1. Adaptação do conteúdo ao público – hoje sabemos os nomes, cargos, objetivos das pessoas que assistem a um evento, e se não sabemos podemos saber no momento da inscrição. Porque não desafiá-los a questionar previamente o orador, a abordar o tema de uma determinada forma?
  2. Partilha e envolvimento do conteúdo – a plateia como produtora – as pessoas estão nos smartphones? Ótimo! Então vamos comunicar com elas nos smartphones, ao mesmo tempo que estamos lá, e aproveitamentos para permitir comentários, perguntas, votações, durante a apresentação. Corremos riscos? Sim, certamente mas a sessão será mais rica. A obtenção de feedback aumenta a probabilidade de nos darem a sua atenção.
  3. Entrega da mensagem – quantas vezes saiu de um evento e não levou nada? Os principais pontos, a apresentação, algo que lhe faça perdurar a sensação que teve durante o evento? Nem sempre é possível mas porque é que a apresentação não é disponibilizada aos participantes?
  4. Avaliemos a satisfação – Ok, no intervalo a comida era ótima, o local era agradável mas como é que tudo correu realmente? No evento, ou numa mensagem de agradecimento, a satisfação pode dar-nos pontos fortes e de melhoria
  5. O evento pode não acabar à saída… dependendo do objectivo do evento/apresentação podem existir passos ainda mais importantes: abordagens comerciais, partilha de contactos, conteúdos exclusivos pós-evento, tudo pode contar para que os convidados tenham dado o seu tempo como bem empregue

 

Sumarizando…

Um bom evento é cada vez medido pela atenção que nos dão durante o mesmo. Ter corpos presentes e mentes ausentes é o risco que se corre ao não envolver o público.

Os últimos anos trouxeram mudanças drásticas na forma como as pessoas consomem conteúdo, como o apreciam e como tiram conclusões.

O orador do século XXI tem responsabilidades acrescidas para contribuir para o sucesso: é um entertainer, um moderador, um desafiador, alguém que traz para o seu lado a plateia, sendo esta parte integrante da apresentação, como produtora de conteúdo.

 

…para tornar cada evento, um momento.
Até (muito) breve