10 perguntas (e respostas) sobre a Tecnologia para Organização de Eventos

Automatização, Engagement, Live Poll, APPs, Captura de Leads, Secretariado Eletrónico, QR Code Checkin, BYOD, a lista é interminável de serviços de Tecnologia para Organização de Eventos. Eles são os pontos de contacto onde se conhece o que de melhor se faz e a tecnologia que já convive connosco em casa e nas empresas não poderia faltar.

Por si não é um fim mas um meio para atrair e satisfazer participantes ao mesmo tempo que faz passar uma determinada mensagem num determinado momento.

Pode fazer-se hoje o que há 4 anos seria impensável, com o 4G, os Lives. Mas coloquemos um ponto de ordem. Temos de começar por algum lado. Vamos lá.

 

  • 1 – Check-in ou Acreditação com QR Codes. Sim ou Não?

Começamos bem. Os QR (Quick Response) Codes já existem desde o ano 2000, e foram pensados para inventário, sendo que a sua utilização permite nos eventos registar um participante, fazer download de um documento, com um smartphone.

Surgem pedidos em Acreditações para utilizar o QR Code. A resposta é…nim.

Em eventos pequenos-médios (até 700/800 pessoas) com entrada muito concentrada no tempo há outras alternativas. O velho nome, um código de 4 dígitos apresentado à entrada, numa acreditação com recurso a tablets, é suficiente. A gestão de QR Codes é útil em eventos de maior dimensão, ou eventos pagos, comprados online por exemplo ou com múltiplas sessões com lotação limitada.

Em eventos mais pequenos dependendo da natureza dos visitantes, o tempo que se ganha não é notório e em alguns casos, em esquecimentos, pode implicar a criação de um posto específico. Além que é necessário garantir o envio dos QR Codes por email, associação dos nomes aos mesmos, e equipamentos para ler os mesmos.

Está associado à inovação e rapidez mas até determinado ponto há outras alternativas mais simples e igualmente fluídas.

E o NFC?

Near Field Comunication permite a troca de informações entre participantes ou entre estes e expositores por exemplo, bastando “encostar” o badge ou objecto que tem um tag. Ao fazer este gesto pode espoletar por exemplo um envio de email com informação, para o contacto fornecido.

Ainda pouco utilizado em Portugal, permite a captura de leads, de contactos que possam estar interessados num serviço.

 

  • 2 – Gestão automatizada de inscrições. Muito mais do que um email de confirmação.

Desde o site de inscrição até ao dia do evento é possível e desejável automatizar um conjunto de passos que ajudam a experiência do participante e libertam recursos.

  1. Campanhas de emails com ferramentas profissionais – quem abre, quem clicou, quem veio devolvido, e nas campanhas seguintes filtrar pelos já inscritos para não duplicar esforços
  2. Campos a confirmar – refeições, sessões a participar, códigos de acesso a atribuir, um formulário pode ser muito mais do que o nome e empresa. Pode inclusivamente ter questões “quebra-gelo” para momentos de networking
  3. Confirmação automática – Welcome email, gestão de inscritos com limite, prevenção de duplicações de inscrições com determinados campos, personalização de receptor, um email automático não tem de ser chato
  4. Reminders por email/SMS x dias antes do evento, com indicações úteis, estacionamento, contactos, mapas e horários. Nos preenchidos dias de hoje, é sempre bom (re)lembrar e dar conteúdo útil.

É de facto muito mais do que um simples email e permite controlar os passos relevantes nesta fase do evento. Sim, porque o evento já começou.

 

  • 3 – Acreditação Eletrónica. O que é que é mais do que um checkin?

 

Pode ser apenas de facto um checkin mas pode ser mais. Muito mais. Pode permitir confirmar a refeição, dar uma indicação específica daquele convidado, pode espoletar um alarme por SMS para os organizadores da chegada de um determinado convidado. Pode ajudar ao processo de Seating (já lá vamos).

E a todo o momento permite saber as entradas, as presenças gerindo os primeiros momentos do evento com rapidez e fluidez.

Etiquetas na hora? Tem a vantagem de corrigir nomes, de não haver desaproveitamentos de material e de otimizar o tempo de entrega dos badges. Os campos podem permitir saber que um participante é cliente, prospect ou parceiro, e isso pode ser relevante no processo comercial do próprio evento.

check in com iPads

 

  • 4 – Vale a pena ter uma aplicação móvel para um evento?

Se for um evento de um dia ou menos, estático, sem partilha de conteúdo durante o mesmo, não vale a pena.

Se for gerido por alguém que periodicamente refresca a informação, se for de vários dias, se permitir interação com participantes, sim, é muito útil, sendo que carece sempre de ser instalada. O ideal é “preparar o terreno” dias ou semanas antes para dar tempo às pessoas descarregarem a aplicação, sempre tendo em conta que o conteúdo deve ser constantemente refrescado.

Há questões de marca e da sua visibilidade, e o investimento pode justificar por aí, mas também há outras alternativas, sendo que o próprio site pode ser um agregador de informação atualizada.

 

  • 5 – BYOD o que é?

Bring your own device (BYOD) é um termo ainda muito recente, surgiu em 2009 para ilustrar a tendência de ter um aparelho que possa concentrar a vida pessoal e profissional. Emails, fotos, Social Media, documentos, VPNs, hoje tudo se mistura e a fronteira entre as duas realidades esbateu-se.

Nos eventos, é comum vermos os participantes a navegar na web, a consultar email. Aqui é levar o evento para o smartphone, permitindo por exemplo, aceder a conteúdos exclusivos do evento, gerir a televotação a partir dos próprios smartphones, gerir sessões de perguntas e respostas. Permite assim aumentar e muito o envolvimento, a atenção dada ao evento, sem dispêndio de mais recursos, pois estamos a utilizar os do participante.

  • 6 – Gamification nos eventos. Insert Coin.

Passar uma mensagem hoje não é semelhante há 15 anos, nem sequer há 10 anos. Ter um orador com uma plateia passiva, horas intermináveis sentado, um coffe break, não é fórmula para um segmento grande de actividades.

Levar os participantes a … participar, através de quizzes, de concursos, de realidade virtual ou aumentada, com a marca ou objectivo do evento como pano de fundo, é criar uma ligação emocional, e tranportá-los para o terreno mais confortável. Há cada vez mais soluções que permitem “quebrar o gelo”, ao mesmo tempo que se aumenta a satisfação e atenção dada ao evento.

 

  • Partilha de apresentações. É útil e como fazer?

Há momentos onde nos deliciamos com uma determinada intervenção, mas ela não sai do ecrã. Tiramos uma fotografia, pedimos a partilha mas nada. É possível mais uma vez sem instalação de app, acompanhar uma apresentação e fazer download no fim. Todos ganham. O participante que fica com o conteúdo no momento, o orador e a marca que sabem quem o fez e podem interagir de forma diferenciada e o planeta pois evita a produção (e desperdício algumas vezes, de papel)

 

  • Gestão de Seating em banquetes e galas

 

Quantas vezes não teve de gerir “a olhómetro” quem estava no evento, onde poderia sentar, e mesmo quando planificou a priori, os “buracos” de quem não veio, alteraram a lógica inicial?

E se lhe disser que há soluções que ligadas à acreditação permitem saber os lugares ocupados, vazios, e mover os convidados para outras mesas por forma a que no momento da entrada todos estejam posicionados de forma coerente e harmoniosa?

Sejam mesas, plateias, é possível gerir em termpo real as presenças, ausências e sensibilidades em momentos de elevada criticidade como as Galas.

 

  • Photobooth com tablets. Pros e Cons

 

As cabines tradicionais permitem a utilização de equipamento fotográfico e impressão, ocupam um espaço que pode ser personalizado pela marca. E os Photobooths com iPads?

Bem, são facilmente transportáveis, podendo estar em qualquer ponto do evento, permitem ligar iluminadores e tripés, partilha nas Redes Sociais dos participantes, colocação de marcas próprias e já referimos que podem ser colocados em qualquer parte, seja no foyer, na acreditação, na Gala, coffe break, mesmo nas salas. Estar onde os convidados estão pode ser a diferença entre a utilização e o esquecimento.

 

  • Avaliação de satisfação. No evento ou pós evento?


O email de agradecimento não está a funcionar? Apenas 15% respondem? Há várias formas de obter mais feedback.

  1. a) Se so for uma questão, HappyOrNot,muito fácil de utilizar, anónimo, apelativo e com elevada taxa de participação
  2. b) Várias questões, pode-se utilizar a “velhinha” SMS com um link logo após o evento, a partilha de link na fase final do evento, enquanto os participantes ainda estão a viver o mesmo, ou ter tablets com stands próprios com as marcas a convidar à participação.

São várias as escolhas consoante o tipo de evento, o tipo de público, o objectivo, bem, já deu para perceber.

A tecnologia não tem de ser um bicho de sete cabeças. E nem tudo é sim, nem tudo é não, depende do que se pretende atingir, do conteúdo, e de uma equipa coesa entre Organizador, Cliente e os vários parceiros.

Se quiser saber mais estamos à distância de um telefonema 308802975, 938297575 ou de um email eventos@asserbiz.pt.

Até (muito) breve.

Disclaimer: Este texto sobre a Tecnologia para Organização de Eventos reflecte um ponto de vista pessoal, com a vivência de eventos de média dimensão em Portugal, e análise de melhores práticas a nível mundial. É por isso enviesado também pelo trabalho da empresa, mas pretende ser acima de tudo esclarecedor a quem puder ajudar. Há muitas alternativas e soluções não descritas neste texto e válidas.