4 pormenores que facilitam a vida da Gestão de Eventos e dos Participantes

Sim vamos falar da tecnologia para a gestão de eventos. Espere, não revire já os olhos. Os bites e bytes, as cenas da cloud não são para aqui chamadas. Vamos dar umas dicas para poupar tempo para quem organiza eventos, recursos e causar um sorriso aos participantes.

 

  • Formulário de Inscrição já preenchido – E que tal se no convite da inscrição remeter para um formulário já preenchido com os dados que já sabe sobre o seu participante? Sim, há situações onde de ano para ano, as pessoas preenchem os mesmos dados, desta forma cada um recebe um link por email personalizado já com os seus dados (os que sabemos), facilitando a inscrição e dando um toque pessoal.

 

  • Não peça para rubricar no papel, mas sim no tablet – Vamos supor que o participante tem de preencher algo à chegada e tem de assinar ou rubricar. Porque é que tem de ser num papel e não num tablet onde não perde dados, e onde pode confirmar quem já assinou e quem falta? Há eventos onde a assinatura ou rúbrica são criticas e é possível programar um formulário com os campos mais úteis.

 

  • Microsite com informações úteis – Dias antes do evento, locais de estacionamento, como chegar, onde comer, pormenores que ninguém viu no site principal. Porque não enviar um SMS com um link para uma página onde seja possível ver esta informação e clicar no Google Maps para no smartphone, levar ao destino?

 

  • Chat no site do evento para esclarecer dúvidas – não se preocupe, não precisa de estar sempre ativo mas há situações onde é muito útil dar informações, esclarecimentos e condições de participação. Participantes estrangeiros, preços e condições de bilhetes quando aplicável, resolução de situações, dá uma proximidade que pode ser muito apreciada.

 

Por vezes parece mais complexo mas alguns destes pormenores facilitam a vida de todos. Já não falamos na automatização de convites por email ou SMS que também é útil, tudo para que o trabalho de quem faz a Gestão de Eventos seja fluído e a experiência do participante seja rica mesmo antes do evento começar.

Até (muito) breve